迅速・正確にすぐメモを取ろう
上司や同僚から何を頼まれたり、指示されたらすぐメモを取っていますか？
「何を言ってるんだ、そんなの常識じゃないか！」。そう怒られそうですが、実はちゃんと正しくメモを活用できている人は案外少ないのです。
指示や説明を受けた時に、たまたま手元にメモや手帳がない、筆記具がない。後で書きこもうと思っていたが、他の用事を言われてウッカリ忘れる。こんなことは論外ですが、手帳に書き込んだり、デスク貼り付けたメモ、パソコンのTO DOリストやスケジュールに書き込んだデータはきちんと活用していますか？ 多くの人は、メモや手帳、パソコンに書き込んだ時点で作業が終わったような気になってしまいますが、それは間違い。
まず書き込んだ内容に年間、四半期、月間、週間、一日、午前・午後、各時間ごとに優先順位をつけ、それぞれの予定や案件を柱にしてその隙間をさまざまな作業で埋めていき、それぞれの予定と予定を重要度やワークフローなどで関連づけましょう。また帰社前には、書き込んだ予定や作業を確認し、抜けがないかや進行状況をチェックし、明日の効率的な作業計画を練ります。ここまでして初めてメモを正しく活用していると言えるのです。
最大のポイントは、当たり前ですが書き込んだメモや手帳、パソコンをなくさないこと。スピルバーグの大ヒット映画『インディ・ジョーンズ／最後の聖戦』にこんな場面があります。不老不死の魔力を秘めたキリストの聖杯の秘密を書きこんだ手帳をナチに奪われてしまった父ジョーンズ教授（ショーン・コネリー）をインディ（ハリソン・フォード）が叱ります。「どうして手帳の内容を覚えていなかったんだよ、父さん！」。するとジョーンズ教授が反論、「覚えなくていいように手帳に書き込んだんだ！」。こんな笑い話のようなことが実際にありますから、手帳やメモ、パソコンの管理は慎重に行いましょう。